Especialista ensina como organizar e classificar documentos digitais

O professor escolar e mentor de organização para empresários Bruno Andrade explica qual a melhor forma de classificar documentos digitais de forma prática e eficiente

Imagine a sua vida como um jardim. Nesse jardim há diferentes tipos de árvores com muitos galhos e você, como um jardineiro, precisa identificar quais árvores devem ser cuidadas.

Essa é a reflexão proposta por Bruno Andrade, mentor de organização para empresários, quando perguntado sobre o 1º passo que devemos dar para nos organizar digitalmente – afinal, é, em boa parte, onde se encontram nossos pertences.

Seguindo o raciocínio do jardim, cada uma das árvores corresponde a uma categoria da nossa vida: pessoal, familiar, trabalho e casa. Essas categorias, segundo Bruno, devem ser as grandes pastas de um sistema de organização e, a partir delas, criamos subpastas (galhos) referentes a documentos escaneados, financeiro, saúde, etc..

“Normalmente as pessoas têm uma árvore pessoal, onde ficam documentos pessoais, exames médicos, passaporte. Tem uma outra árvore, que chama família, na qual estará envolvido tudo que é do filho, do marido, da mãe, do pai, etc.. A outra árvore seria do trabalho, tudo relativo à vida profissional. E poderia ter mais uma árvore que se chama ‘casa’, que é infraestrutura, funcionários, imóvel, carros, financeiro”.

Apesar de não existir uma fórmula mágica para organização – da mesma forma que não é possível uma pessoa organizar o armário de outra, visto que só o ‘dono’ sabe o valor de cada item –, Bruno dá algumas dicas para elaborar um roteiro particular para usar na hora de classificar e organizar documentos digitais.

Por onde eu começo?

Quando você se vê diante de uma pilha de arquivos digitais e não sabe nem por onde começar, é importante ter em mente o que Bruno chama de Regra dos 3 Cs: conteúdo, contexto e calendário.

• Conteúdo: Este arquivo tem algum valor prático ou emocional?
• Contexto: Este arquivo está vinculado a algum projeto atual ou de algo recorrente (como o Imposto de Renda)?
• Calendário: Esse arquivo foi acessado ou usado nos últimos 6 ou 12 meses?

Se a resposta desses três questionamentos for “não”, o arquivo pode ser jogado fora.

É necessário fazer subpastas?

Quando os documentos a serem arquivados já estão selecionados, é o momento de determinar como a organização funcionará dentro das grandes pastas da nossa vida. De acordo com o mentor de organização, a forma como isso acontecerá depende da sua necessidade e de qual modo de organização facilitará a sua vida. “Tem gente que gosta de só criar essas pastas e jogar lá dentro; tem quem goste de organizar por tipo de documentos, ou por ano – ‘arquivos pessoais 2023, 2024, 2025’, por exemplo”. 

A dica de ouro é não salvar o arquivo com o nome gerado automaticamente. Mesmo que, em um primeiro momento, dê um certo trabalho, renomear os documentos facilita (e muito!) na hora de encontrar arquivos que não são abertos frequentemente. “Às vezes, a nota fiscal do seu fogão vem com o número de série, do jeito que faz o download. Então, é muito importante alterar o nome do arquivo antes de salvar. Então, renomeie para ‘nota fiscal – fogão – área de lazer’. Isso realmente ajuda, porque não é só onde guardar, é como indexar também”.

Como faço para organizar minhas fotos?

Graças aos avanços tecnológicos, hoje é muito mais fácil acumularmos uma enorme quantidade de fotos nos nossos dispositivos, mas, ao mesmo tempo, tudo vira uma grande montanha a ser escalada quando o assunto é organizar.

O passo inicial é criar o hábito de excluir as fotos duplicadas, mal enquadradas ou borradas dos seus dispositivos. Assim a carga de trabalho fica naturalmente bem menor.

“Eu tiro muitas fotos, mas sempre que venho de um evento ou volto de uma viagem, aproveito aquele tempo no aeroporto, dentro do carro ou no final do dia para rever meus aplicativos. Em invés de ficar rolando o feed de Instagram, fico rolando o feed das minhas fotos e já vou apagando as duplicadas”.

– Bruno Andrade

Uma ferramenta que pode ajudar a separar as fotos que precisam ser excluídas é o Google Fotos. Por meio da própria tecnologia do aplicativo, você consegue escolher a sua preferida dentre as duplicadas, ou mesmo separar a partir do reconhecimento facial, tornando o processo de organizar em álbuns muito mais simples. Além disso, você pode excluí-las do celular e ainda assim ter um acesso rápido a elas.

Qual app usar para ficar mais fácil?

Na opinião de Bruno, o Google Drive é a melhor ferramenta para nos ajudar nessa jornada de organização e classificação, dada a sua compatibilidade com múltiplos dispositivos e por ter um bom custo-benefício quando o assunto é compra de espaço de armazenamento.

A partir do Google Drive, é possível organizar os arquivos na nuvem e liberar o espaço do seu celular e computador.

O mais importante é criar um hábito

“É igual em casa. Sujou, lava. Isso tem que ser feito em tempo real. Se a gente deixar tudo acumular, ficaremos com preguiça até a bagunça ser tanta que não saberemos por onde começar. Então, tem uma máxima que diz que ‘as pilhas são suas inimigas’. Se você deixar empilhar louça, roupa, arquivo, virá a bagunça””. 

A estratégia, portanto, é :assim que precisar fazer um download, já renomeie, assim que pagar um boleto, já delete. Além disso, é importante fazer uma revisão nos seus arquivos para jogar fora aquilo que já não é mais útil – seja essa revisão semanal, mensal ou semestral.

Por que a organização digital é importante?

Em todos os aspectos da vida, a ordem é essencial. Falando especificamente dos nossos arquivos digitais, a organização influenciará diretamente a nossa produtividade, proporcionará tranquilidade e facilitará nossa tomada de decisão.

“Quando a gente tem informação na mão, tomamos uma decisão com mais precisão. A nuvem ajuda essa sincronia, porque tudo está acessível, tanto no celular, quanto no computador”, destaca o especialista.